Department HRD

HRD ( Human Resources of Department ) Manager

HRD (Human Resources of Department) Manager ini mempunyai fungsi dan lingkup pekerjaan yaitu :

1. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
2. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan.

Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development) Manager adalah sebagai berikut:

1. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan
2. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.
4. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan  karyawan sesuain dengan standard perusahaan.
5. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

1. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human Resources Of Development) Managerdalam bidang hiring & firing tenaga kerja.
2. Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.
3. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.
4. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.
5. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.
6. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa berlakunya kontrak kerja.
7. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik
8. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan anak, menikah, berhenti).

General Affair Supervisor

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

1. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.
2. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.
3. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.
4. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
5. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
6. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor.

Non Material Warehouse Staff

Tugas Pokok dan Tanggung jawab:

1. Melakukan kontrol stock barang-barang keperluan kantor, seperti ATK, Alat Kebersihan, dsb.
2. Bertangung jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan perusahaan, seperti ATK, Alat Kebersihan, dan barang-barang yang dibutuhkan baik untuk keperluan dalam maupun luar kantor.

Compensation and Benefit Supervisor

Tugas Pokok dan Tanggung jawab:

1. Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung pencapaian target kinerja perusahaan.
2. Memaintain dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat Perintah Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan medical sehingga dapat dipakai sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit (salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi)
3. Melakukan proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga pembayaran gaji dapat dilakukan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu
4. Memverifikasi expense report yang diajukan pekerja atas perjalanan dinas, cuti, medical, training, sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah yang benar
5. Memproses administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri (reservation, advance, formalitas), sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan tepat waktu dan lancar.
6. Memaintain fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon, komputer) sesuai dengan policy dalam rangka program retensi dan peningkatan produktivitas pekerja
7. Menyelenggarakan administrasi pensiun / asuransi / pajak dan pengakhiran pekerja sesuai dengan ketentuan, agar setiap proses pembayaran dilaksanakan dengan benar & tepat waktu.

Payroll Staff

Uraian tugas :

1. Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-laporannya.
2. Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day Off” dan tukar shift karyawan.
3. Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan.
4. Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam pengarsipan dan pembuatan surat-surat.

Welfare Staff

1. Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali seminggu, bagi karyawan yang telah menyampaikan resep pengobatan dari dokter.
2. Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.
3. Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.
4. Mengurus administrasi ke asuransi / rumah sakit.

Trainning & Development Supervisor

1. Melakukan proses trainning new comer.
2. Melakukan proses trainning motivasi kepada seluruh karyawan setiap 1 tahun sekali.
3. Melakukan proses trainning sesuai dengan masing-masing departemen.
4. Menyiapkan segala administrasi yang berhubungan dengan trainning.
5. Mendata karyawan yang butuh trainning khusus.
6. Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi pelaksanaan untuk dikirimkan ke direksi.

Department Engineering

Teknik di bidang perhotelan dan pemahaman yang lebih luas mengenai layanan tamu sedemikian banyak digunakan eskalator atau lift yang mengangkut tamu setiap naik dan turun bolak-balik hampir tidak pernah istirahat .

Engineering adalah lebih berkaitan dengan era layanan tamu yang meliputi keamanan, perbaikan, pemeliharaaan dan pengembangan. Dalam pemahaman kami, tidak ada teknik lainnya :

" Sebuah departemen di hotel yang bertanggung jawab untuk hal-hal - hal yang menyangkut aspek - . Aspek teknis dari hotel, yang berkaitan erat dengan keselamatan, kelancaran, keamanan, pelayanan, kesenangan, dan kepuasan tamu hotel "

Orang-orang yang diberi tanggung jawab mengelola department teknik atau departemen teknik diberi posisi sebagai chief engineer atau direktur operasi bangunan , atau sebagai Inspektur bangunan , atau kombinasi dari nama-nama pos . Dia adalah orang yang diberi tanggung jawab untuk mengelola , memelihara, dan memperbaiki fasilitas-fasilitas hotel.

Peran Engineering department adalah salah satu yang sangat penting dalam operasional hotel .  sebagai pendukung operasi, engineering department mutlak harus memiliki staff berkemampuan baik dalam melaksanakan jo deskripsinya.

Fungsi dan tugas dari departemen engineering

1 . Lindungi Biaya Investasi

dimaksudkan untuk mencegah investasi yang dimiliki oleh pemegang saham (owner) tidak sia-sia . Oleh karena itu, harus dicegah terjadinya maintan yang buruk , biaya pemeliharaan terlalu tinggi , karena mereka tidak peduli .

2 . Berkontribusi sebagai NAMA atau Diperlukan untuk keseluruhan kepuasan tamu .

Maksudnya :
Support, menyediakan, dan dibuat sedemikian rupa sehingga semua melayani untuk kepuasan tamu - tamu hotel.

3 . Berkontribusi untuk operasi yang efisien dari departemen lainnya .

Seperti :
Mengawasi operasional hotel dalam rangka untuk menjalankan seefisien mungkin .
Meminimalkan biaya energi dari biaya facilities.Menekan terkecil daya kemungkinan konsumsi .
Minimalkan kemungkinan masalah - masalah yang dapat menimbulkan kerugian , kecelakaan , dan kekacauan dalam kegiatan operasi hotel .

Department Sales Marketing

  Pengertian Sales & Marketing Department

Marketing merupakan salah satu fungsi utama di antara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada dalam suatu perusahaan seperti : administrasi, pembukuan, pembelanjaan, produksi dan personalia.    

Sihite menyebutkan bahwa Sale adalah : menawarkan sesuatu produk kepada konsumen, sebagai suatu pekerjaan atau kegiatan untuk menjadikan seseorang sebagai customer atau langganan. Jadi arti sales di sini adalah penjualan.

Marketing adalah pemasaran dan apabila diterjemahkan adalah : “Usaha untuk memasyarakatkan hasil produksi perusahaan melalui berbagai cara agar hasil produksi tersebut banyak diminati oleh masyarakat luas”, (Sihite,1996:1).

Sedangkan arti dari Department adalah : bagian. Jadi Sales & Marketing Department adalah : “Bagian yang menangani penjualan dan pemasaran dalam suatu perusahaan”. Dalam hal ini produk yang dijual adalah kamar hotel beserta seluruh fasilitas dan pelayanannya.

Dalam industri perhotelan bidang pemasaran ini boleh dikatakan masih merupakan suatu hal yang relatif muda usianya bila dibandingkan dengan industri lainnya. Bagian  yang  melaksanakan penjualan dan pemasaran  kemudian  disebut Sales & Marketing Department. Definisi yang lengkap dari manajemen yang terdapat dalam Sales & Marketing Department, menurut Sihite (1996:2)  adalah ; “Merupakan suatu fungsi yang melaksanakan segala perencanaan, penugasan dan pengawasan terhadap kegiatan penjualan daripada suatu perusahaan, dalam hal penerimaan tenaga penjual (salesman), seleksi (recruiting), pengaturan latihan (training), pengarahan (supervise), pengawasan (control), pembiayaan (cost), dan motivasi para salesman”.

B.      Pengertian Sales Person

Seperti telah diutarakan bahwa pengertian Sales secara sederhana adalah penjualan.  Dalam bukunya Sihite (1996:86) menyebutkan bahwa Sales adalah Merchandise (Something to be sold) plus Service. Dalam buku yang sama juga dijabarkan mengenai Salesmanship yaitu kecakapan seorang Sales dalam menjual yang meliputi proses dalam penjualan yang dimulai dari langkah pertama sampai dengan terlaksananya suatu penjualan. Jadi pengertian Sales Person atau Salesman di sini adalah individu yang menawarkan suatu produk dalam suatu proses penjualan.
            

Fungsi dari seorang sales adalah :

• Untuk memotivasi calon pelanggan agar ia bertindak dengan suatu cara yang dikehendaki olehnya yaitu membeli.
• Dapat mengarahkan sasaran mana dan kepada siapa produk akan ditawarkan dan dijual.
• Dapat meyakinkan atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan.
• Dapat meyakinkan calon pelanggan yang diketahui ragu-ragu dalam mengambil keputusan atau menentukan pilihan.

Beberapa hal yang harus dikuasai oleh tenaga penjual / Sales person adalah (1) product knowledge, (2) price policy, (3) human relation.

1.    Product Knowledge  (pengetahuan tentang produk)
Adalah yang meliputi masalah yang berhubungan dengan keadaan fisik, jenis, ukuran, design dan warna, manfaat terhadap konsumen, bahkan kelebihannya dengan produk lain yang sama.

2.   Price Policy (kebijaksanaan harga jual)
Sejenis produk yang ditawarkan atau dijual mempunyai klasifikasi harga. Adanya suatu design harga tertentu yang ditawarkan untuk suatu volume penjualan. Apakah ada insentif tertentu (discount/commission) bagi pembeli.

3.     Human Relation.
Kemampuan tenaga penjual dalam hubungannya dengan masyarakat pasar tertentu untuk mempengaruhinya dan pada akhirnya menjadi konsumen. Pendekatan perorangan sangat membantu keberhasilan dengan ditunjang kemampuan berkomunikasi.

Setelah menguasai tiga hal penting diatas maka ada baiknya melakukan tahapan demi tahapan dalam proses penjualan. Tahapan-tahapan tersebut adalah langkah-langkah yang perlu diperhatikan oleh seorang Sales dalam melakukan proses penjualan yang diharapkan berujung pada keberhasilan. Langkah-langkah tersebut adalah sbb :

1.      Approach (pendekatan kepada prospek)
Pendekatan kepada calon pembeli/konsumen memerlukan persiapan dan perencanaan yang baik yang antara lain pengetahuan tentang :

• Siapakah calon pembeli/konsumen ?
• Apakah kebutuhan/keinginannya ?
• Adakah kemungkinan perubahan situasi atas kebutuhan maupun produk yang ditawarkan ?
• Siapkah kiat dengan penolakan/keberatan.

2.     Presentation (penyajian)
Dalam tahapan presentasi seorang sales harus sanggup menjual “Dirinya” dalam arti mau membantu memuaskan kebutuhan para konsumen (misalnya membantu memecahkan persoalan para calon konsumen terhadap suatu produk yang dijual). Komunikasi adalah merupakan sarana paling menentukan untuk mengetahui kebutuhan pembeli :

• Tata bahasa yang baik
• Courtesy / kesopanan
• Jelas / tepat, tidak berbelit-belit
• Memberikan ide, manfaat dan kelebihan produk.

Satu hal lain yang tak kalah pentingnya adalah First Impression atau kesan pertama kepada pelaku penjualan yang positif akan membantu kelancaran proses penjualan.

3.      Selling (menjual)
Proses menjual dari seorang sales harus dapat memberi keyakinan kepada pembeli atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan. Dengan bekal Product Knowledge dan pengembangan komunikasi yang efektif diharapkan pembeli menjadi pelaku pembeli.

4.      Closing The Sale.
Suatu transaksi penjualan terjadi karena penjualan memperoleh persetujuan dari calon pembeli untuk membeli atau menggunakan produk/jasa yang ditawarkan. Tahapan ini merupakan keberhasilan seorang penjual mempengaruhi dan meyakinkan calon pembeli. Langkah-langkah administratif untuk menutup penjualan dapat berupa : statement, order dan tanda terima pembayaran. Dalam jasa pelayanan wisata maka pembeli/konsumen akan menikmati produk wisata setelah terjadinya closing the sale.

5.      After Sales Service
Kesempurnaan dari suatu penjualan yang berhasil adalah ditutup dengan Pelayanan Purna Jual. Kegiatan tersebut antara lain  :

• Pemberian ucapan terima kasih melalui surat, atas pembelian suatu produk   atau jasa.
• Memberikan suatu kenang-kenangan
• Mengirim kartu ucapan pada hari-hari besar atau ulang tahun.
• Megadakan direct contact secara regular.

C.  Tugas-tugas Seorang Sales Person

Yang akan diuraikan di sini adalah tugas-tugas dari seorang sales secara umum, menurut Sihite (1996:78), yaitu :

1. Melaksanakan kegiatan penjualan melalui telepon terhadap target konsumen (perusahaan-perusahaan perdagangan dan industri, kantor-kantor pemerintah, asosiasi perkumpulan keagamaan, olahraga, sosial, konsulat) secara sistematik, serta melengkapi laporan kegiatan untuk setiap hubungan yang dilakukan.
2. Memelihara semua hasil analisis penjualan yang telah dibuat.
3. Atas persetujuan pimpinan, dalam melaksanakan kerjasama dengan perwakilan perusahaan lain dalam memperoleh peluang usaha, melakukan penjualan bersama, mendiskusikan strategi dan sebagainya.
4. Melakukan tindak lanjut pelayanan, untuk memberikan kepuasan kepada konsumen.
5. Melakukan tindak lanjut setiap kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh peluang usaha pada saat mendatang.
6. Menghubungi humas setiap saat dan memberikan bantuan apabila diperlukan, misalnya dalam memberikan hadiah-hadiah promosi kepada para pelanggan.
7. Melaksanankan kegiatan pemasaran lainnya sesuai dengan tugas yang diberikan oleh manajer penjualan.

Department Food & Beverage

Food and beverage department adalah bagian dari hotel yang mengurus dan bertanggung jawab terhadap kebutuhan pelayanan makanan dan minuman serta kebutuhan lain yang terkait, dari para tamu yang tinggal maupun yang tidak tinggal di hotel tersebut dan dikelola secara komersial serta profesional.

Food and beverage department merupakan departemen yang sangat mutlak diperlukan di hotel dalam penyediaan dan pelayanan makanan dan minuman dalam menjalankan tugasnya food and beverage department.

Adapun section  di Food & Beverage adalah sebagai berikut :

a.          Food & Beverage Service

b.          Food & Beverage product

Hubungan antara Food & Beverage dengan department lain yaitu :

1.         Hubungan Food & Beverage dan Front Office

Front Office akan menginformasikan kepada semua departemen tentang jumlah tamu yang tinggal dihotel, tamu yang akan datang (check-in), tamu yang keluar (check-out). Dan tamu penting sehingga F & B dapat menggunakan informasi tersebut sebagai pedoman dalam operasional.

a.              Front Office  akan menjual produk F & B ( food, beverage, dan service ) kepada tamu yang datang.

b.             F & B akan menyiapkan welcome drink kepada tamu yang baru checkin.

2.         Hubungan Food & Beverage dan Housekeeping

Housekeeping (HK) akan menyiapkan linen-linen (table clouth, napkin, skirting) yang diperlukan oleh f&b service.

a.                  Housekeeping  membersihkan area f&b service.

b.                  Housekeeping  akan menyiapkan vas flower yang diperlukan f&b service.

c.                  Menyiapkan menu yang ada di kamar tamu (room service menu).

3.         Hubungan Food & Beverage dan Accounting

a.    Accounting akan menyiapkan kasir.

b.    Accounting akan membeli dan menyiapkan besarnya biaya yang diperlukan di F & B baik besarnya biaya makanan maupun minuman.

4.         Hubungan Food & Beverage dan HRD

 Menyangkut masalah personal karyawan Food & Beverage Department seperti pengrekrutan  karyawan, promosi jabatan, gaji dan lain sebagainya.

5.         Hubungan Food & Beverage dan Sales Marketing

Pada sebuah hotel bagian ini menjalin hubungan baik dengan perusahaan lain untuk    mempromosikan ruangan meeting dan makanan yang dikelola oleh F & B Department yang   terdapat di hotel.

6.         Hubungan Food & Beverage dan Laundry

Uniform, napkin, table cloth, skirting place mate, dan sebagainya yang berupa kain untuk keperluan   operasional restaurant disediakan oleh laundry. Termasuk pencucian, penyeterikaan, dan perbaikannya.

7.         Hubungan Food & Beverage dan Enggineering

Bertugas untuk dekorasi lampu, terutama pada acara-acara spesial, AC, pengeras suara, kulkas,  mesin pembuat es batu, cold storage, telepon, perbaikan engsel pintu, jendela, laci, dan sebagainya untuk keperluan restoran ditangani oleh engeneering.

Department Front Office

Hotel adalah sebuah bangunan yang menyediakan kamar – kamar untuk menginap para tamu dan ada penunjang makanan dan  minuman juga dilengkapi dengan fasilitas lain yang diperlukan dan dikelola secara komersial untuk umum. 

 Front office

Front office berasal dari bahasa inggris “front” yang berarti depan, dan “office” berarti kantor. Jadi front Office Department adalah departemen hotel yang tugasnya berhubugan lagsung dengan tamu, menerima pemesanan kamar tamu, menerima pendaftaran tamu, maupun memberikan informasi yang diinginkan tamu. Departemen ini merupakan kesan prtama bagi tamu ketika tamu hendak check in.

Adapun section  di Front Office Departement adalah sebagai berikut :

a.       Reservation Section yaitu seksi ini bertugas dan bertanggung jawab melayani tamu terhadap pelayanan pemesanan kamar, memberikan konfirmasi kamar dan mengontrol jumlah dan jenis kamar yang terjual dan yang belum terjual.

b.      Reception Section yaitu seksi yang bertugas melayani penerimaan kedatangan tamu perorangan, rombongan dan tamu-tamu VIP (Very Important Person).

c.       Concierge yaitu section yang bertugas melayani penanganan barang-barang tamu, memberikan penjelasan tentang informasi yang diperlukan tamu seperti penjelasan mengenai fasilitas hotel, tempat-tempat berbelanja, tempat hiburan dan qlain sebagainya.

d.      Telephone Operator seksi ini bertugas melayani permintaan sambungan telepon, baik lokal maupun interlokal, nasional maupun internasional. Malayani permintaan wake-up call.

e.       Front Office Cashier yaitu bagian atau seksi yang bertugas dan bertanggung jawab untuk menangani pembayaran bill tamu ataupun dalam penukaran uang.

f.       Airport & Harbor Representative yaitu seksi yang bertugas dan bertanggung jawab menangani tamu yang check-in ataupun check-out melalui bandara ataupun pelabuhan.

Hubungan Kerja Antara Front Office Department Dengan Departement Yang Lainnya:

1.            Housekeeping Department

Housekeeping department adalah department yang salah satunya di bagian hotel yang memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap kebersihan, kerapian, pembersihan yang di lakukan di area kamar, maupun di public area serta lobby maupun di semua area hotel. Adapun hubungan kerja samanya sebagai berikut:

a.               Masalah status kamar dan kebersihan kamar tamu

b.               Masalah room discrepancy (perbedaan status kamar)

c.               Masalah perpindahan kamar

d.              Masalah kedatanagan dan keberangkatan tamu.

2.            Food & Beverage Departement

Food & Beverage Departement adalah department yang menyediakan makan dan minuman bagi tamu. Beberapa hotel memiliki berbagai jenis restaurant dan menu makanan. Adapaun hubungan kerjasamnya sebagai berikut:

a.    Penyediaan makanan dan minuman sesuai dengan tingkat hunian kamar.

b.    Penanganan meal cupon

c.    Penanganan minuman selamat datang (welcome drink)

d.    Penanganan daily buffet sehari-hari di coffe shop (untuk tamu rombongan yang menggunaka  fasilitas meal coupon)

3.            Accounting Departement

Accounting Departement adalah bagian yang berhubungan dengan masalah keuangan hotel. Adapun hubungan kerjasamanya sebagai berikut:

a.    Menangani masalah penagihan kartu kredit tamu yang belum terbayar

b.    Masalah jumlah tagihan tamu

c.    Masalah remittance of funds

d.   Masalah penanganan hotel revenue

e.    Masalah penggajian bulanan

4.            Engineering Departement

Engineering department adalah memiliki peran dalan pemeliharaan struktur bangunan deperti listrik, dan mesin-mesin lainnya. Adapun hubungan kerja samanya sebagai berikut:

a.    Penanganan kerusakan AC, toilet, ataupun alat elektronik yang lainnya.

b.    Penanggulangan kebakaran

c.    Pembuatan kunci duplikat (jika hotel tersebutmasih menggunakan kunci manual)

d.   Menangani working/memo order sehubungan dengan kerusakan yang terjadi pada alat-alat di front office departement

5.            Security Departement

Security department adalah bagian yang bertugas dan bertanggung jawab akan ketertiban dan keamanan di area hotel. Sebenarnnya seluruh karyawan mempunyai kewajiban untuk menjaga keamanan para tamu yang menginap di hotel.

Adapun hubungan kerjasamanya sebagai berikut:

a.    Menjaga dan mengawasi kamar tamu yang akan di duga skipper

b.    Melindungi barang milik tamu.

c.    Menicptakan suasana aman kepada tamu, karyawan, dan pengunjung yang datang ke hotel.

d.   Mencatat plat kendaran bermotor yang masuk ke hotel khususnya yang mengantarkan tamu ke hotel.

Department Accounting

Accounting departement adalah suatu departemen hotel yang bertanggung jawab atas masalah administrasi hotel baik pengeluaran maupun pendapatan keuangan di hotel. Accounting merupakan bagian terpenting yang terdapat dihotel karena pada bagian ini sangat berfungsi untuk mengwasi kuangan hotel yang keluar maupun yang masuk sebagai pendapatan.

Adapun section  di Accounting adalah sebagai berikut :

a.          General cashier

b.          Cost control

c.          Purchasing

d.         Store

e.          Income auditer

f.           Restaurant cashier

g.          Account receivable

h.          Credit

i.            Book keeper

Hubungan kerja antara Accounting dengan departement yang lainnya

a.       Hubungan Accounting dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali

b.      dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office.

c.       Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan

d.      guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar.

e.       Hubungan Accounting dengan bagian Sales Marketing dalam hal mempersiapkan

f.       voucher gratis untuk tamu.

g.      Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta

h.      persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment officer checks.

Department Housekeeping

Housekeeping department adalah departemen hotel yang bertanggung jawab atas seluruh kebersihan hotel baik dalam ruangan maupun public area serta membersihkan berbagai fasilitas hotel. Housekeeping terbagi atas beberapa seksi antara lain :

1.      Florist, seksi yang bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga-bunga yang segar untuk memperindah dekorasi dalam hotel.

2.      Gardener, Seksi yang bertanggung jawab untuk memelihara tanaman-tanaman baik didalam maupun diluar hotel.

3.      Room boy

4.      Housman

5.      Mini bar staff

Hubungan kerja antara Housekeeping dengan departement yang lainnya:

1.          Hubungan housekeeping dengan Front Office

a.       Laporan status kamar (room report)

b.      Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik hotel yang dibawa tamu

c.       Laporan mengenai penemuan barang-barang milik tamu yang tertinggal di kamar sesudah tamu berangkat/check out.

d.      Front office member informasi kepada housekeeping bahwa ada tamu yang segera masuk/check in, sehingga housekeeping akan menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.

2.    Hubungan Housekeeping dengan binatu (Laundry)

a.    Menangani masalah pencucian pakaian tamu, pakaian karyawan, dan pencucian linen-linen yang dipakai oleh bagian HK.

b.    Penanganan keluhan tamu pada cucian, meliputi cucian kurang bersih,cucian bernoda, cucian hilang atau rusak, dan cucian tertukar.

c.    Penanganan keterlambatan pengiriman linen yang dipakai oleh HK maupun outlet lain karena listrik mati, kerusakan mesin dan lain-lain.

d.    Hubungan housekeeping dengan bagian pembelian (Purchasing)

e.    Menangani pembelian dan penyimpanan barang-barang yang dibutuhkan oleh HK. Barang tersebut meliputi alat-alat pembersih, obat pembersih,perlengkapan tamu, linen-linen untuk HK, dan alat penunjang operasional lain seperti formulir-formulir.

f.     Hubungan Housekeeping dengan bagian Engineering

g.    Perbaikan dan pemeliharaan alat-alat terutama yang menyangkut operasional HK.

h.    Perbaikan perlengkapan HK yang ada di kamar tamu.

3.    Hubungan Housekeeping dan Security

a.    Pengawasan oleh pihak keamanan pada area-area HK, meliputi corridor, tempat tugas room boy dan kantor HK.

b.    Keamanan barang-barang milik tamu dan keselamatan tamu.

4.     Hubungan Housekeeping dengan Food & Beverage

a. Pelayanan room service kepada tamu.

b. Pengiriman karangan buah (fruitstand) untuk tamu VIP

5.     Hubungan Housekeeping dengan bagian Personalia

a. Pengadaan tenaga kerja

b. Pengangkatan pegawai

c. Pelatihan pegawai

d.  Pemutusan hubungan kerja

e. Cuti karyawan

f.  Surat peringatan untuk pegawai

g. Pembayaran gaji dan lembur pegawai